Region Östergötland

Fakturering

E-faktura för leverantörer

Från 2019 ska alla inköp i offentlig sektor faktureras med elektronisk faktura (e-faktura).

Lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277) innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med e-faktura.

Under hösten 2019 har regionen säkrat hanteringen av elektroniska sekretessfakturor och även de ska nu skickas elektroniskt. Detta innebär att ni som leverantör till Region Östergötland alltid ska skicka e-faktura. Observera att PDF inte är ett godkänt fakturaformat. 

Fakturareferens

Som leverantör till Region Östergötland ska du märka dina fakturor med ett referensnummer, vilken vi från årsskiftet 2019/2020 kallar CEOE-nummer (8 siffror) och är de kostnadsställen som i regionen. Aktuella referensnummer finns angivna i dokumentet till höger.

Denna kod skall beställaren uppge vid beställnings-/köptillfället, och du som leverantör kan kräva att beställaren uppger denna. Finns det vid elektronisk eller skriftlig beställning ett ordernummer (5, 6 eller 9 siffror) skall även detta anges.

Vad behöver ni göra från 1 april?

  • Ni som redan skickar e-faktura till oss behöver inte göra någonting.
  • Ni som skickar pappersfaktura eller pdf-faktura behöver övergå till elektronisk fakturering så snart som möjligt

Nya leverantörsreferenser inför 2020

Region Östergötland ändrar delar av den interna organisationen vid årsskiftet. Flera av våra verksamheter kommer i samband med det att få nya kostnadsställen. Det innebär att våra leverantörer behöver gå in och ändra i sina kundregister, för att säkerställa att beställningar och fakturor hamnar rätt. I översättningstabellen till höger återfinns information om vilka nya leverantörsreferenser som ersätter de gamla. Nummer som inte finns med i listan är oförändrade.

Att skicka elektronisk faktura

  • Region Östergötland tar emot fakturor via VAN-operatören InExchange i formatet Svefaktura, med undantag för fakturor som innehåller sekretessuppgifter. Vårt parts-id är GLN 7381020110003. Kontakta din VAN-operatör för frågor.
  • Om ni inte har möjlighet att skicka elektroniska fakturor från ert system kan ni registrera manuellt via InExchange fakturaportal kostnadsfritt (se länk till höger) https://web.inexchange.se/inexchange/mottagare/ltostergotland/default.aspx/ , kontakta InExchange för frågor på 0500-44 63 60

Mer information:

Elektroniska kundfakturor

Du som betalar räkningar till bankgiro 231-9846 eller plusgiro 4159303-9 kan bli e-fakturakund hos Region Östergötland. För dig som betalar räkningar via bank på Internet förenklar vår e-faktura din betalningshantering. Du slipper skriva in det långa OCR-numret som behövs för att identifiera fakturan. Alla uppgifter är redan ifyllda, och du riskerar inte att skriva fel.

Så fungerar e-fakturan

E-faktura innebär att vi skickar fakturan elektroniskt till din Internetbank. E-fakturan innehåller samma uppgifter som dina tidigare fakturor, och den kommer med samma tidsintervall. Du får ett meddelande när du har en faktura att betala. Du kan då välja att godkänna betalningen direkt eller titta på fakturaspecifikationen innan du godkänner fakturan.

Säkerhet

Det är bara du som kan se e-fakturan via din Internetbank.

Anmäl att du vill ha e-faktura Anmäl att du vill ha e-faktura hos din Internetbank. När du anmäler dig till e-faktura sluter du ett avtal om val av betalningssätt med din Internetbank, därför ska du också vid eventuella problem med e-faktura kontakta din bank. För att vi ska kunna identifiera dig som kund behövs en del uppgifter. Ha därför till hands en faktura från oss när du gör din anmälan.

Avanmälan

Vill du inte längre använda e-faktura avanmäler du dig hos din Internetbank.

Kontakt

Bild på Stefan Martinsson

Stefan Martinsson

Redovisningsekonom

010-103 22 88

e-post

Andra webbplatser